Il faut sauvegarder les données du club

N’attendez pas de voir vos données disparaître suite à une fausse manipulation, un piratage, un virus ou à une panne : sauvegardez-les ! Pour cela, plusieurs solutions s’offrent à vous, du disque dur externe au stockage “dans les nuages”.

Qui n’a jamais perdu, à cause d’une mauvaise manipulation, d’une panne, voire d’un piratage ou d’un vol, toutes ses données ? Il suffit de quelques secondes pour que vos fichiers, c’est-à-dire vos lettres, vos comptes rendus d’AG, de CA, vos tableaux d’adhérents, vos notes internes, votre comptabilité, vos bulletins…partent en fumée.

Aujourd’hui, des solutions simples à mettre en œuvre vous permettent de préserver vos fichiers d’une façon rapide et (relativement) économique : la copie manuelle sur support physique, les logiciels de sauvegarde automatisés, la copie des données sur un serveur (FTP, NAS), ou le stockage dans le Cloud. 

Sauvegarde physique locale

La solution la plus évidente est d’effectuer une copie de sauvegarde locale. C’est à dire d’utiliser un disque de secours. Préférez le disque dur externe USB au disque dur interne : vous n’aurez rien à installer manuellement, aucun matériel à démonter, et vous pourrez emporter vos données avec vous comme une clé USB.

L’achat d’un gros disque externe de plusieurs téraoctets, pour être à l’aise et faire des sauvegardes de masse revient à une centaine d’euros.

Trois critères de choix :

  • La capacité
  • La vitesse d’accès. Privilégier l’USB 3.0 ou l’ USB-C,
  • La technologie qui évolue : HDD (disque dur magnétique)  ou SSD (support électronique – comme les clés USB, plus cher)

Mais bien entendu, vous faites le choix ici de « travailler de manière manuelle ». Si vous faites une sauvegarde et que vous laissez le temps filer, des changements ont eu lieu dans vos fichiers et vous ne récupérerez pas l’ensemble de vos données via votre disque externe. D’où l’utilité, des logiciels de sauvegarde, logiciels de synchronisation, de backup automatisé.

Il copiera toutes vos données de façon régulière (à votre choix chaque semaine, tous les deux jours, tous les jours…), de façon automatique (si le disque dur externe est connecté). La plupart des disques externes proposent dans leur pack des logiciels d’archivage avancé et de chiffrage des données. Vous pouvez utiliser un logiciel gratuit comme Cobian Backup ou SyncBack.

Deux inconvénients à la solution de la sauvegarde physique :

  • vous restez limité par la taille du disque dur
  • bien sûr, si le disque tombe en panne, au revoir les données.

En réseau

Vous pouvez très vite vous retrouver à utiliser plusieurs disques durs, plusieurs supports physiques, plusieurs appareils. Une autre solution s’offre à vous : le réseau. Il vous permettra de stocker vos données, tout en les rendant accessibles à plusieurs machines.

Pour copier vos données sur un serveur distant, deux choix : soit monter son propre serveur FTP sur une seconde machine ou sur le disque dur de votre box par exemple (voir fiche spécifique), soit acheter un NAS (ou Network Attached Storage).

Il s’agit d’un boîtier de stockage permettant de partager (et de gérer) des fichiers sur un serveur accueillant plusieurs disques durs. Comme pour les disques externes, les prix des NAS varient selon leur capacité de stockage et leurs fonctionnalités, mais compter entre 150 et 300 euros.

Il est possible alors de sauvegarder automatiquement des données, mais aussi de planifier des téléchargements, ou de monter un “Cloud privé”. Une solution pratique, aussi, si vous désirez partager des données entre plusieurs ordinateurs. Il reste un inconvénient : les données sont stockées dans un seul endroit – avec les risques de panne (de vol, d’incendie…) que cela implique.

On trouve également des appareils multifonctions sans-fil et portables pouvant servir de NAS lorsqu’on y connecte un disque dur, mais aussi de routeurs, de points d’accès Wi-Fi ou de batteries externes. Ces appareils, assez peu coûteux (40 – 50 euros), peuvent s’avérer des alternatives intéressantes.

Dans les nuages

Il existe une pléthore de services, gratuits dans leur version “de base” (limitée en capacité et en services), payants dans leur version avancée (avec de plus grandes capacités de stockage).

Il est impératif d’avoir une liaison internet mais vos données sauvegardées peuvent être synchronisées en permanence. L’utilisation de ces services a été simplifiée au maximum ; et vous pouvez aussi partager vos fichiers avec d’autres personnes, où qu’elles se trouvent, via un simple lien.

Les prix varient, donc, selon la capacité de stockage : gratuits, vous pouvez stocker jusqu’à 20 ou 30 Go en moyenne. Au-delà, il faudra opter pour une offre payante, allant d’une vingtaine à plusieurs centaines d’euros par an, pour un espace allant de 50 Go à 30 To.

Reste la question de la confiance envers le service utilisé. Il existe des solutions Cloud, open source ou n’étant pas aux mains des “Géants du Web” américains soumis au Patriot Act, qui font régulièrement parler d’eux en terme de fuites de données et de violation de la vie privée

Vous disposez ainsi de tous les éléments pour ne plus jamais perdre de données. Y’a plus ka !

Un risque subsistera si vous sauvegardez vos données dans un seul endroit. Multipliez les outils, faites des sauvegardes régulières, pas dans un seul endroit uniquement.