Fédération Française de Pétanque et de Jeu Provençal
Type de contrat : CDI / 35 heures
Missions (non exhaustives) :
Au sein de la Fédération Française de Pétanque et de Jeu Provençal, le/la secrétaire administrative aura pour missions principales :
ACCUEIL ET SECRÉTARIAT
- Accueil téléphonique / réponse au standard / renseignements
- Accueil informatique, gestion des mails (réception, ventilation, réponses)
- Accueil physique des visiteurs
- Réception et tri du courrier / Ventilation
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Classement des documents / archivage
- Affranchissement courrier
- MAJ répertoire
BUREAUTIQUE / COMMANDE
- Commande de fournitures / consommables
- Commande pour les besoins des réunions de Comité directeur
- Suivi des commandes et relations avec les prestataires
PRÉPARATION / ORGANISATION DE RÉUNIONS
- Réservations diverses (repas, hôtellerie, transports, etc…) : CD et CN, Commissions
- Examen d’arbitre
- Invitation et gestion des participants
- Aide à la rédaction et relecture des comptes-rendus des réunions (CD, réunions du personnel, congrès)
CHAMPIONNATS DE France
- Suivi et gestion administrative des championnats de France et Coupe de France (envoi des
différents documents, suivi des réservations, informations, etc…)
- Etablissement des fiches financières des Comités
CALENDRIER DES COMPÉTITIONS NATIONALES
DISCIPLINE :
- Suivi des demandes, relance et saisie excel
- Relation avec l’imprimeur et le graphiste pour la mise en page
- Suivi de la commande et livraison + distribution
- Saisie interne pour la mise en ligne sur le site fédéral
- Mise à jour calendrier nationaux avec délégués et arbitre
- Convocation des délégués sur nationaux et arbitres
- Saisie des résultats
- Copie et scan des dossiers disciplinaires des Commissions Fédérale et Nationale
- Saisie administrative des suspensions dans GESLICO
- Expédition des décisions
Profil souhaité :
- Diplôme : BAC ou Bac+2 (BTS gestion administrative ou secrétariat)
- Expérience dans le secrétariat
- Maîtrise des outils informatiques notamment Word, Excel, power point Bonne connaissance du milieu associatif sportif et de la pétanque appréciée
- Bon relationnel
- Rigueur, organisation et autonomie
- Force de propositions
Lieu de travail et rémunération :
- Siège de la Fédération à Marseille (13)
- Rémunération selon profil, 13ème mois, Tickets repas
- Classification Convention Collective (CCNS) : Groupe 2
POSTE A POURVOIR : dès que possible
Merci de bien vouloir adresser CV + lettre de motivation par mail à l’adresse suivante :