Lettre recommandée électronique – nouvelles conditions de validité en 2019

Le décret n° 2018-347 du 9 mai dernier (J.O. du 12) institue de nouvelles conditions pour garantir l’équivalence entre un envoi effectué par lettre recommandée et un envoi réalisé par recommandé électronique.

Actuellement, le recommandé électronique peut être utilisé dans les relations de travail en vertu d’un décret du 2 février 2011. A compter du 1er janvier 2019, employeur et salarié qui utilisent ce mode d’envoi dématérialisé devront respecter de nouvelles exigences fixées par le décret du 9 mai qui abroge le précédent.

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Consentement des destinataires

Lorsque les destinataires ne sont pas des professionnels, ils devront avoir exprimé à l’expéditeur leur consentement pour que ce dernier leur envoie un recommandé électronique.

Par ailleurs, la vérification de l’identité de l’expéditeur et du destinataire devra être garantie par le prestataire de services.

Preuve du dépôt de l’envoi électronique

Le prestataire devra délivrer à l’expéditeur une preuve du dépôt électronique de l’envoi et conserver cette preuve pour une durée au moins égale à un an. La preuve devra comporter les informations suivantes :

  • nom et prénom ou raison sociale de l’expéditeur et du destinataire ainsi que leur adresse électronique ;
  • numéro d’identification unique de l’envoi ;
  • date et heure du dépôt électronique de l’envoi ;
  • signature électronique ou cachet utilisé par le prestataire de l’envoi.

Réception de la lettre recommandée électronique

Le prestataire devra informer le destinataire, par voie électronique, qu’une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu’il a la possibilité, pendant un délai de 15 jours à compter du lendemain de l’envoi de cette information, d’accepter ou non sa réception. 

Le destinataire ne sera pas informé à cette occasion de l’identité de l’expéditeur.

En cas d’acceptation par le destinataire, le prestataire la transmettra à l’expéditeur. Le prestataire devra conserver une preuve de la réception par le destinataire des données transmises et du moment de la réception, pendant au moins un an. En cas de refus de réception ou de non réclamation par le destinataire, le prestataire de services devra mettre à disposition de l’expéditeur, au plus tard le lendemain de l’expiration du délai de 15 jours précités, une preuve de ce refus ou de cette non-réclamation.

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