Remboursement des frais de trajet domicile-travail d’un salarié

Question : Notre salarié habite à plus de 50 km du club, doit-on lui rembourser ses trajets domicile-travail ? Si oui, le club est-il exonéré de charges ?

Réponse de la FFCO : L’employeur peut participer aux frais exposés par le salarié qui utilise son véhicule personnel ou son vélo personnel pour effectuer le trajet entre sa résidence habituelle et son lieu de travail. Il n’y a pas d’obligation légale en la matière, à la différence des frais de transports collectifs (cf. Fiche FFCO n°6).

Les indemnités versées au salarié qui sont contraints d’utiliser leur véhicule personnel pour se rendre au travail peuvent être exclues de l’assiette des charges sociales. En outre, lorsque la résidence du salarié est éloignée de son lieu de travail, les charges sociales peuvent également être exonérées.

Pour que le club puisse verser des indemnités kilométriques exonérées de charges sociales (dans les limites fixées par les barèmes de l’administration fiscale – cf. Flash Info FFCO), il faut que l’utilisation du véhicule soit une nécessité absolue pour se rendre du domicile au lieu de travail :

– soit parce que le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun ;

– soit parce que le trajet domicile-lieu de travail n’est pas desservi ou l’est dans des conditions incommodes pour le salarié ou en raison de conditions d’horaires particuliers de travail.

L’exonération des indemnités versées suppose que l’employeur apporte des justificatifs relatifs au moyen de transport utilisé par le salarié, à la distance séparant le domicile du lieu de travail, à la puissance fiscale du véhicule et au nombre de trajets effectués chaque mois.

Le salarié doit en outre attester qu’il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même structure bénéficiant des mêmes indemnités.

Si le salarié réside à plus de 40 kilomètres de son lieu de travail, l’exonération des indemnités kilométriques est admise dès lors que cet éloignement ne résulte pas d’une convenance personnelle.

La contrainte d’éloignement peut résulter de circonstances liées :

– soit à l’emploi (difficultés de trouver un emploi, précarité ou mobilité de l’emploi, multi-emplois, etc.) ;

– soit à des contraintes familiales (prise en compte du lieu d’activité du conjoint, du concubin, ou de la personne liée au salarié par un PACS, scolarité des enfants, etc.).

Attention : A contrario lorsque l’éloignement résulte de la convenance personnelle, les indemnités versées par l’employeur ne sont pas exonérées et ce, que le salarié utilise son véhicule par contrainte ou par convenance personnelle.

En conclusion, il est tout à fait possible de rembourser les frais de déplacement de votre salarié, même si le club n’en a pas l’obligation. Dans certaines situations, des cotisations devront être payées.