Remboursement des frais des bénévoles

Question : Notre club peut-il rembourser les frais de ses éducateurs bénévoles et à quelles conditions ?

Réponse de la FFCO : Le fait, pour une association de rembourser les frais des bénévoles n’est pas une obligation. Cela relève de la libre administration du club. Mais il est tout à fait possible de rembourser les frais engagés par les éducateurs bénévoles pour se rendre à l’entraînement ou sur les lieux de compétition.

Selon une réponse ministérielle (n° 25976, J.O.A.N., Q, 28/06/1999) « la législation et la jurisprudence ne s’opposent pas à ce qu’une association déclarée sous le régime de la loi du 1er juillet 1901 puisse dédommager un de ses membres qui encadre et anime des activités associatives à titre bénévole, sous la forme d’un remboursement de frais qui en principe doit correspondre à des dépenses réelles et justifiées. Le dédommagement ne doit pas, toutefois, revêtir le caractère d’une rémunération, qui, selon le code de la sécurité sociale, est constituée, d’une part, de toutes les sommes versées en espèce en contrepartie ou à l’occasion d’un travail, d’autre part, des avantages en nature, et d’une manière générale de la participation financière à toute dépense incombant normalement à un salarié ».

Afin d’évaluer les frais ainsi engagés, il est généralement admis de faire application, y compris pour les bénévoles, des règles relatives aux frais professionnels (réponse ministérielle n° 8718, J.O.A.N., Q, 10/04/1989).

Selon l’arrêté du 20 décembre 2002, « les frais professionnels s’entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions ».

Même si il n’existe pas de plafond de remboursement, afin d’éviter toute requalification, il est donc indispensable que les sommes ou avantages servis correspondent strictement soit :

  • au remboursement de frais réellement engagés dans le cadre d’une mission confiée par l’association et justifiés (cf. fiche FFCO n° 5) ;
  • au remboursement forfaitaire de certains frais, notamment les frais de déplacement : une indemnité forfaitaire kilométrique peut être allouée lorsque l’intéressé est contraint d’utiliser son véhicule personnel (calculée sur la base du barème annuel de remboursement de frais pour les salariés défini par l’administration fiscale).

Pour 2017, l’administration fiscale n’a pas réévalué les tarifs du barème des frais kilométriques applicables pour le calcul de la réduction d’impôt accordée aux bénévoles. Ainsi, le barème est identique à celui de l’année dernière à savoir :

Type de véhicule

Montant autorisé par km

Voiture

0,308 €

Moto, scooter, vélomoteur

0,120 €

Ce barème est un maximum, le club pourrait très bien décider de rembourser les frais de ses bénévoles à un barème inférieur.

Votre club a donc la possibilité de rembourser les frais engagés par ses éducateurs bénévoles, sous réserve de respecter les conditions ci-dessus.