Exclusion de l’assiette des charges sociales pour le versement d’indemnités kilométriques

Question : Dans quelles conditions notre club peut-il verser des indemnités kilométriques exclues de l’assiette des charges sociales pour les salariés venant en voiture ?

Réponse de la FFCO : Les indemnités kilométriques peuvent être exclues de l’assiette des charges sociales dans des conditions qui diffèrent selon que le salarié est contraint d’utiliser son véhicule ou selon qu’il emprunte ce mode de transport par pure convenance personnelle.

1- Salarié contraint d’utiliser son véhicule

L’utilisation du véhicule doit être d’une nécessité absolue pour se rendre du domicile au lieu de travail. Cette nécessité concerne les salariés qui ne peuvent utiliser les transports en commun, soit parce que le trajet domicile-lieu de travail n’est pas desservi ou l’est dans des conditions incommodes pour le salarié ou en raison de conditions d’horaires particuliers de travail.

Dans ces conditions, l’employeur peut lui verser des indemnités kilométriques. Celles-ci sont alors exonérées de charges sociales dans les limites fixées par les barèmes de l’administration fiscale soit pour 2015 (Flash Info FFCO) :

Barème

Par exemple, pour un salarié contraint d’utiliser son véhicule (6cv), habitant à 30 kilomètres du lieu de travail, venant trois fois par semaine pendant 33 semaines : 60 km trois fois par semaine pendant 33 semaines, soit 60 x 3 x 33 = 5940 kilomètres pour l’année. Il trouve dans la deuxième tranche du barème.

Kilomètres de 5.001 à 20.000 :
(D x 0,32) + 1244 soit (5940 x 0,32) + 1244 = 3144,8 euros à l’année
AU MAXIMUM pour être exonéré de charges, soit 262 euros par mois.

L’exonération des indemnités versées suppose que l’employeur apporte des justificatifs relatifs au moyen de transport utilisé par le salarié, à la distance séparant le domicile du lieu de travail, à la puissance fiscale du véhicule et au nombre de trajets effectués chaque mois.

Le salarié doit en outre attester qu’il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même structure bénéficiant des mêmes indemnités.

Important : si votre salarié effectue moins de 5000 kilomètres au cours de l’année, les taux sont différents. Vous devrez alors procéder à une régularisation.

Attention : Si vous décidez de rembourser votre salarié à un taux plus élevé, la limite du barème sera dépassée, ces cotisations ne seront alors pas exonérées de charges sociales.

2- Salarié utilisant son véhicule par convenance personnelle

L’employeur peut verser des indemnités au salarié utilisant son véhicule par convenance personnelle. Ces indemnités ne peuvent être exonérées de charges sociales qu’à concurrence du tarif du transport en commun le plus économique.

Exemple : en région parisienne, un salarié utilise sa voiture pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail au sein des zones 2 et 3, alors qu’il pourrait utiliser les transports en commun. L’employeur peut lui verser des indemnités exonérées dans la limite du forfait Navigo zones 2 et 3.

L’employeur doit être en mesure d’apporter les justificatifs relatifs au versement des indemnités kilométriques et à l’application du tarif des transports collectifs.

3- Régime fiscal

À la différence de la participation aux frais de carburant, les indemnités kilométriques sont intégralement soumises à l’impôt sur le revenu (voir Fiche FFCO n°6).