La tenue informatisée du registre unique du personnel

Question : Notre club peut – il opter pour une tenue informatisée de son registre unique du personnel ?

Réponse de la FFCO :

Le Code du travail oblige tous les employeurs à tenir un Registre Unique du Personnel pour chaque établissement.

Par principe, sous format papier, l’article L1221-14 du Code du travail dispose «qu’il peut être dérogé à la tenue du registre unique du personnel, pour tenir compte du recours à d’autres moyens, notamment informatiques »

Ainsi, est-il possible de tenir ce registre sur un support informatique (art. L 1221-14 et L. 8113-6 c. trav.). Ce dernier doit permettre d’obtenir sans difficulté et sans risque d’altération toutes les mentions obligatoires. S’il obéit aux exigences fixées par la délibération de la CNIL n° 2004-097 du 9/12/2004, ce fichier informatique n’a pas à être préalablement déclaré.

Conformément aux dispositions de la délibération de la CNIL, la finalité de ce fichier informatique est:

– « la fourniture des informations et la réalisation des états relatifs à la situation du personnel permettant de satisfaire à des obligations légales (telles que la tenue du registre unique du personnel et la déclaration d’emploi de travailleurs handicapés). »

Les informations traitées dans ce fichier informatique doivent se limiter aux renseignements prévus pour la tenue d’un registre unique du personnel papier.

En conséquence, dès lors que le fichier informatique n’occasionne pas une atteinte à la vie privée du salarié et se contente de recueillir les informations strictement nécessaires à la tenue du registre, il vous est possible de tenir ce registre sur un support informatique.

Pour plus de précisions concernant la tenue du registre unique du personnel, nous vous invitons à consulter notre fiche sur ce sujet (Fiche FFCO n° 1).