La rentrée approche à grands pas, et avec elle les nombreuses tâches que responsables et bénévoles vont devoir accomplir au sein de votre club. Avant de retrouver les terrains, nous vous proposons les points clés pour aborder sereinement cette période intense. De l’administratif au sportif, nous avons listé les 7 principales cases à cocher avant le jour J.
Suivez le guide !
1. Le calendrier de l’année à venir est prêt
En plus des temps forts sportifs (entraînements, compétitions, stages, etc.), il s’agit aussi d’anticiper des aspects liés à la bonne gestion de l’association. Par exemple, prévoir dès maintenant la date d’AG du club et les périodes d’envoi des dossiers de subventions vous aide de manière concrète à préparer au mieux ces échéances.
Une fois ce calendrier validé, n’hésitez pas à le partager à l’encadrement du club et, si cela vous semble pertinent, à vos adhérents (dans une version simplifiée). Cela peut prendre la forme d’un calendrier partagé, type Google Agenda, ou simplement de rappels programmés pour ne rien oublier !
2. Notre trésorerie et la comptabilité sont à jour
Alors que vous êtes sur le point de recevoir la “vague” de la rentrée, nous imaginons que vous avez mieux à faire que de régler les problèmes de la saison passée. Assurez-vous donc d’avoir effectué à 100 % votre clôture comptable, et que l’ensemble des factures soit saisies et classées.
Cela peut paraître évident, mais cela vous aidera à démarrer la nouvelle saison sur des bases saines. Par ailleurs, une comptabilité parfaitement tenue et à jour est le gage d’une trésorerie saine, et facilité grandement les démarches auprès des partenaires.
3. Les démarches pour la saison sportive sont effectuées
Pour éviter que vos adhérents ne manquent le début de saison ou que vos bénévoles se voient obligés de courir à la dernière minute, cette étape est à ne pas négliger. Si vous souhaitez obtenir la licence omnisports loisirs, prenez le temps de définir pour quel(s) type(s) de pratiquant(s), quelle(s) section(s) sportive(s) et vous renseigner sur le fonctionnement de la prise de licence via la plateforme Dokeop. N’hésitez pas à contacter la fédération pour plus d’informations (ffco@ffco.org – 01 42 53 00 05).
4. Le rôle de nos bénévoles est clair et documenté
Vérifiez auprès de vos bénévoles qu’ils savent exactement ce qui est attendu d’eux et, si besoin, qu’ils profitent de l’occasion pour poser leurs questions. Pour faciliter les choses, formalisez leurs missions dans une fiche mission que vous pouvez rendre accessible sur un espace de stockage partagé (type Google Drive) ou sur l’intranet du club.
Pour assurer une bonne communication, il est aussi recommandé de tenir une liste de contacts à jour et de s’appuyer sur un outil collaboratif comme Slack ou Teams, voire d’une messagerie instantanée comme WhatsApp ou Messenger.
5. La formation des équipes est effectuée ou programmée
Bien que vos responsables connaissent leurs missions sur le bout des doigts, peut-être ont-ils le besoin ou l’envie de développer leurs compétences. Qu’il s’agisse de salariés, de bénévoles ou d’officiels, des formations existent pour leur permettre de gagner en professionnalisme.
En plus des formations que vous pouvez effectuer en interne, en ligne ou auprès d’organismes dédiés, gardez à l’esprit que la fédération en propose également tout au long de l’année. Vous pouvez retrouver le catalogue de formation de la FFCO ici : [Découvrir le catalogue de formation] .N’hésitez pas à nous contacter sur formation@ffco.org pour obtenir plus d’informations et anticiper la participation de vos membres.
6. Nos responsables disposent d’outils adaptés à leur mission
Au-delà des compétences et de l’engagement des responsables, certaines tâches peuvent être considérablement simplifiées à l’aide d’outils numériques. Du paiement en ligne, à la gestion comptable, en passant par la création et la tenue d’un site internet, les solutions ne manquent pas.
Votre fédération peut ici encore vous aiguiller et, parfois, vous faire bénéficier de remises. C’est par exemple le cas avec notre partenaire AssoConnect , logiciel permettant de gérer votre comptabilité, vos adhésions et votre communication sur une seule et même plateforme.
En plus de gagner du temps au quotidien, réduire la quantité de tâches administratives participe à fidéliser vos bénévoles. Dès lors, aucune raison de vous en priver !
7. Le club dispose d’une bonne visibilité sur internet
La dernière étape (et non des moindres) concerne un point souvent délaissé mais primordial : la communication de votre club. Avant la rentrée, vérifiez que vous disposez d’un site internet à jour et que vos comptes sur les réseaux sociaux sont actifs. Voyez ces éléments comme la “vitrine virtuelle” de votre club.
Un site ou un compte Facebook où rien n’a bougé depuis plusieurs années ne renvoie pas vraiment l’image d’un club très dynamique. C’est pourquoi nous vous invitons à diffuser, par exemple, les actualités de reprise de vos activités et à faire preuve de réactivité si un internaute prend contact avec vous en ligne.
Une présence numérique soignée est un atout majeur pour la visibilité et l’attractivité du club. À vous de vous en saisir !
Pour vous aider, la fédération possède deux parcours de formation en communication :
- Boostez votre communauté : parcours de formation en communication pour associations Sportives
- Mardi 3 octobre : Introduction à la communication digitale et aux médias sociaux – en visioconférence
- Mardi 28 novembre : Développement d’une stratégie de communication digitale – en visioconférence
- Mardi 30 janvier : Création de contenus visuels attrayants pour les réseaux sociaux – en visioconférence
- Mardi 2 avril : Stratégie autour de l’e-mailing et des newsletters – en visioconférence
- Devenez un pro de la création visuelle : formations adobe et canva
- Mardi 17 octobre : Introduction à la communication visuelle – en visioconférence
- Mardi 19 décembre : Adobe Illustrator – en visioconférence
- Mardi 12 mars : Adobe Photoshop – en visioconférence
- Mardi 28 mai : Adobe Indesign – en visioconférence
Pour vous inscrire en formation : https://forms.office.com/e/Yh66zBVDFx
Assistez au webinaire de rentrée de la fédération !
Nous espérons que les tâches présentées dans cet article vous aideront à avancer plus sereinement vers la rentrée. Si certaines cases restent à cocher, pas de panique, il n’est jamais trop tard pour vous lancer. Par ailleurs, vous n’êtes pas seuls et la fédération reste à votre entière disposition pour vous accompagner. Dans ce cadre, nous vous proposons un webinaire de rentrée le JEUDI 14 SEPTEMBRE à 18H00 ou le MARDI 19 SEPTEMBRE à 10h30. Toutes les informations sont ici : https://www.ffco.org/webinaires-de-rentree-actualites-juridiques-et-pratiques/
Bonne rentrée à tous !
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