L’Assemblée Générale, qu’elle soit élective ou pas, de toute association doit être réalisée au plus tard 6 mois après la clôture des comptes. Cette échéance arrive à grand pas pour nombre d’entre vous. Cela va peut-être même vous contraindre à organiser cette AG en virtuel.
Dans ces cas-là, l’utilisation des technologies n’est pas forcément évidente pour tout le monde, nous vous proposons donc de faire un état des lieux de ce qui vous est proposé afin que cette AG se passe dans les meilleures conditions.
Plusieurs problématiques se posent devant vous, que l’on peut décomposer en deux catégories : le logiciel pour la visio-conférence et l’utilisation du vote électronique.
Dans le premier cas, il faut prendre en compte le possible investissement à faire pour pouvoir utiliser pleinement le logiciel. Par exemple, Zoom peut être gratuit mais est limité à 40 minutes et 100 participants, il peut être préférable d’acheter le droit pour avoir plus de temps et admettre tout le monde à l’assemblée. De plus, certains logiciels vous proposent de réaliser des votes rapides, ce qui est pratique pour la validation des rapports moraux et financiers.
Concernant le vote électronique « à bulletin secret », il est important de mettre à jour vos statuts pour son utilisation. Le principal problème est lié à l’anonymat et à la gestion des pouvoir. Il faut un site qui puisse répondre à ces attentes là sans qu’il soit trop onéreux pour l’association, bonne nouvelle : certaines solutions gratuites sont disponibles !
Logiciels de visio-conférence
Voici un rapide tour d’horizon des logiciels fréquemment utilisés :
- Zoom : certainement le logiciel le plus employé. Il peut être utilisé gratuitement mais il vous limitera alors en temps (40 minutes maximum) et en nombre de participants (100 maximum). Il offre néanmoins la possibilité de votes rapides pour les rapports moraux et financiers. Prix : à partir de 14,99€/mois (voir le lien suivant pour plus d’informations : https://www.getapp.fr/software/111633/zoom).
- Skype : peut-être le logiciel le plus connu. Il propose une solution gratuite qui ne limite pas en temps en en participants. Une solution payante à partir de 4,20€ (lien : https://www.openhost-network.com/produits/skype-entreprise-voip/tarifs/). Celle-ci vous permet le partage d’écran et la prise en main du bureau à distance.
- Jitsi Meet : peu connu mais à découvrir. Ce logiciel présente certainement la solution gratuite la plus complète : pas de limitation en temps ni en participants. En revanche, il n’est pas possible de partager son écran (lien : https://meet.jit.si/).
- Microsoft Teams : logiciel de travail d’équipe, il permet aussi d’organiser des visio-conférences. Sa version est limitée à 49 utilisateurs par réunion mais permet le partage d’écran et le vote rapide via le tchat de conversation. La première solution payante est disponible à partir de 4,20€/mois (plus d’informations ici : https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/microsoft-teams/free-video-conferencing). [Remarque : ce logiciel est une véritable plateforme pour le travail d’équipe, très utile en cas de télétravail].
Il existe aussi d’autres solutions telles que Google Meet (gratuit mais limité ou à partir de 5€/mois), GoTo Meeting (essai gratuit d’un mois, puis à partir de 10€/mois), nous vous avons présentés les principales.
Votes Electroniques
- Balotilo : Solution gratuite et déjà mainte fois utilisée par nos adhérents. Il offre notamment la possibilité de planifier les votes sur une période temporelle définie et est rapide à mettre en place (lien : https://www.balotilo.org/login).
- NeoVote : Solution payante mais très complète : votes à bulletins secrets, entreprise certifiée. Un consultant s’occupe personnellement de votre dossier pour gérer tous les paramètres. Les prix sont très variables et peuvent vite monter au-delà des 1000€ mais vous serez assuré du bon déroulement des votes. Pour plus d’informations, je vous encourage à visiter leur site (https://www.neovote.com/) ou à les contacter directement (tel : 01 75 43 65 20).
Il existe énormément d’autres solutions mais nous vous avons présentés celles qui sont revenues le plus souvent. Si vous n’êtes pas convaincus par ces propositions, nous vous invitons à regarder ce lien qui compare une quinzaine de systèmes de vote électronique :
https://socialcompare.com/fr/comparison/systemes-de-votes-electronique.
Quel que soit votre choix, le système demande un temps d’adaptation pour les personnes les moins à l’aise avec l’outil informatique. Il est nécessaire de bien préparer la procédure en amont pour ne pas perdre trop de temps au début de l’assemblée (faire une explication en images, partager l’écran d’un membre qui fait la procédure en direct par exemple).
En bref, Il existe beaucoup de possibilités. Si vous êtes trop juste financièrement, le site Balotilo a été plusieurs fois mentionnés comme une bonne alternative par nos adhérents et Skype ou Jitsi Meet ne demandent pas de cotisation pour une simple visio-conférence même si Zoom apparait comme la solution la plus pratique.
Si ce n’est pas votre cas, n’hésitez pas à chercher ce qui vous correspond le mieux !
Comme toujours, vous pouvez nous poser vos interrogations via pdl@ffco.org ou en contactant directement les membres du comité par téléphone.