Remboursement des frais kilométriques des bénévoles

Question : Dans quelle mesure notre club doit-il procéder au remboursement des frais kilométriques des bénévoles? 

Réponse de la FFCO : 

  • Remboursement des frais kilométriques pour les bénévolesLe fait, pour une association de rembourser les frais des bénévoles n’est pas une obligation. Cela relève de la libre administration du club et effectivement, une indemnité forfaitaire kilométrique peut être allouée lorsque l’intéressé est contraint d’utiliser son véhicule personnel.Afin d’évaluer les frais ainsi engagés, il est généralement admis de faire application, y compris pour les bénévoles, des règles relatives aux frais professionnels (réponse ministérielle n° 8718, J.O.A.N., Q, 10/04/1989).

    Même s’il n’existe pas de plafond de remboursement, afin d’éviter toute requalification, il est donc indispensable que les sommes ou avantages servis correspondent strictement soit :

    • au remboursement de frais réellement engagés dans le cadre d’une mission confiée par l’association et justifiés (cf. fiche FFCO n° 5) ;
    • au remboursement forfaitaire de certains frais, notamment les frais de déplacement : une indemnité forfaitaire kilométrique peut être allouée lorsque l’intéressé est contraint d’utiliser son véhicule personnel (calculée sur la base du barème annuel de remboursement de frais pour les salariés défini par l’administration fiscale – ) Ce barème est un maximum, le club pourrait très bien décider de rembourser les frais de ses bénévoles à un barème inférieur.

     

    Seul le conducteur peut percevoir des indemnités kilométriques puisque celles-ci correspondent à des remboursements de frais engagés par ce dernier. En revanche, et afin d’encourager le covoiturage, l’association peut prévoir une indemnité kilométrique plus élevée pour le conducteur transportant d’autre bénévoles de la même structure lors des trajets effectués. Toutefois, cette indemnité doit rester inférieure au barème kilométrique établi par l’administration fiscale.

     

  • Frais non remboursés ouvrant droit à réduction d’impôt
  • Les frais ouvrant droit à une réduction d’impôt ne doivent pas avoir été remboursés par le club. Cette condition est d’application stricte ; c’est sur elle que repose le choix de bénéficier du dispositif.

    Ainsi, l’abandon du remboursement des frais engagés doit donner lieu à une déclaration expresse de la part du bénévole (cf. fiche FFCO n°71). L’association doit conserver à l’appui de ses comptes la déclaration d’abandon ainsi que les pièces justificatives correspondant aux frais engagés par le bénévole.

    Par ailleurs, il doit être établi que toute personne placée dans la même situation aurait pu obtenir le remboursement effectif par l’association des frais engagés si elle en avait fait la demande (Réponse ministérielle n°16787, Sénat, Q, 19/01/2012).

    Dans le cadre des dépenses de déplacement, lorsqu’un bénévole fait usage de son véhicule personnel, les frais kilométriques sont évalués selon un barème spécifique indépendant de la puissance fiscale et de la distance parcourue au cours de l’année civile. Ce barème comporte deux tarifs (automobiles et deux-roues motorisés) revalorisés chaque année dans la même proportion que l’indice des prix hors tabac.

     

    Pour rappel, voici les éléments en vigueur en 2018 (non actualisé pour 2019) :

     

    FRAIS DE CARBURANT NON-REMBOURSÉS DES BÉNÉVOLES

    évaluation forfaitaire des frais des bénévoles dans le cadre de la réduction d’impôts de l’art. 200 CGI

    Type de véhicule Montant autorisé par km
    Voiture 0,311 €
    Moto, scooter, vélomoteur 0,121 €